Home away from home

Met deze slogan werd het nieuwe hoofdkantoor van Exact in 2010 geopend. www.architectuur.nl schreef het volgende over ons fraaie pand: “Het ontwerp voor het hoofdkantoor op het nieuwe bedrijventerrein Technopolis Innovation Park in Delft Zuidweerspiegelt de open en transparante werkwijze van softwarebedrijf Exact. Hier is een werkomgeving gecreëerd die wil inspireren en energie geven en zo het welbevinden en de prestaties van de medewerkers verhogen. Doordat drempels letterlijk zijn weggenomen wordt de onderlinge samenwerking binnen Exact bevorderd en de community versterkt. Een vorm van het nieuwe werken in Delft.” 

Aan alle voorwaarden om het nieuwe werken tot volle bloei te laten komen is dus schijnbaar voldaan. Toch merkte ik dat er onder andere in mijn team nog drempels aanwezig waren. Hierdoor werd er niet optimaal gebruik gemaakt van de faciliteiten. Dit heeft in mijn ogen te maken met de laatste en misschien wel belangrijkste voorwaarde voor het échte nieuwe werken. Geef mensen tijd en ruimte om de onderlinge samenwerking te bevorderen!

3,5 jaar geleden werd ik verantwoordelijk voor de Training & Consultancy afdeling van Exact Online Nederland. Op dat moment een kleine afdeling, waarbij de consultants 90% van hun tijd consultancy werkzaamheden uitvoerden en de overige 10% besteedde aan het plannen van hun eigen opdrachten. Trainers gaven 4 à 5 trainingen per week; volle werkdagen. Ook zij hadden de beschikking over bovenstaande faciliteiten, maar geen tijd en ruimte om deze optimaal te benutten.

Daarop heb ik besloten de 80/20 regel in te voeren. 80% besteden mijn medewerkers aan hun directe verantwoordelijkheden. Ze voeren consultancy werkzaamheden uit bij klanten of geven training. De overige 20% mogen ze besteden aan hun administratie en meetings, maar vooral aan het verbeteren van de samenwerking, klantbeleving en interne processen. De successen die we hierdoor behaald hebben verbazen me nog dagelijks:

  • De omzet is met ruim 20% gestegen in 2017;
  • Het resultaat is ruim 26,5% verbeterd in 2017;
  • De gemiddelde waardering voor onze consultancy partners is gestegen van 7.2 naar 7.8;
  • Onze interne consultants worden gewaardeerd met een voor het tweede jaar achter elkaar;
  • We hebben een medewerkersverloop van 0% in 2016 en 2017;
  • Onder anderen is de uitwisseling van uren en planning met partners geautomatiseerd;
  • Nieuwe trainingsvormen zijn ontwikkeld, waarbij onze webinars op Youtube in 5 maanden 10.000+ views hebben behaald.

Bovendien is de samenwerking met andere afdelingen sterk verbeterd en dat wordt door alle partijen erkend. Er zijn projecten gestart waarin Klanten, Sales, Support, Product Marketing, UX, Consultancy en Customer Success allemaal betrokken zijn. Uitgangspunt is de klant; hoe kunnen we onze klanten optimaal bedienen door onze samenwerking en processen te verbeteren.

Bovenstaande resultaten hadden we niet kunnen halen, zonder ons te richten op verbeteringen en innovatie. Mijn advies is dan ook om eens goed na te denken over een 80/20 of 90/10 regel. Laat mensen tijd investeren in het elkaar ontmoeten, ideeën uitwisselen en van elkaar leren. Betrek klanten, andere afdelingen, partners en misschien zelfs concurrenten. Hierdoor kunnen mensen anderen ontmoeten die ze normaal niet zouden ontmoeten. Er ontstaan nieuwe relaties, inzichten en concepten. Hierdoor wordt uiteindelijk veel meer waarde toegevoegd!

Vind je dit blog interessant? Lees dan ook eens mijn blog Exponentiële groei houdt niet van kaders!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.